Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Durchführung von Archivaufgaben
Zwischen den Kommunen Eitorf, Lohmar, Much, Neunkirchen-Seelscheid, Rösrath, Ruppichteroth und Windeck, nachfolgend "die Beteiligten" genannt, wird gemäß §§ 1 und 23 ff. des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG NRW) vom 01.10.1979 (GV. NW. S. 621), in der jeweils gültigen Fassung, folgende mandatierende öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Durchführung von Archivaufgaben getroffen:
Präambel
Die Beteiligten beschließen, die kommunalen Archivaufgaben zukünftig im Rahmen einer Kommunalen Gemeinschaftsarbeit wahrzunehmen und streben hierbei eine Vereinheitlichung und Optimierung von Arbeitsabläufen an. Dadurch werden Synergieeffekte erwartet, die Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen ermöglichen. Die Beteiligten versprechen sich von der Kooperation einen höheren Grad an Spezialisierung und einen verbesserten Personal- und Sachmitteleinsatz um nutzerfreundliche Archive führen zu können.
§ 1 Gegenstand der Vereinbarung
Die Stadt Lohmar verpflichtet sich gemäß § 23 Abs. 2 Satz 2 GkG NRW, die Durchführung von Archivaufgaben für die übrigen Beteiligten mandatierend zu übernehmen. Die Rechte und Pflichten der übrigen Beteiligten als Träger der Aufgaben bleiben unberührt. Die beteiligten Städte und Gemeinden tragen nach dem Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen – ArchivG NRW), in der jeweils gültigen Fassung für ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit Sorge, indem sie es insbesondere verwahren, erhalten, erschließen und nutzbar machen. Sie erfüllen diese Aufgabe jeweils durch die Errichtung und Unterhaltung eigener Archive.
Die Stadt Lohmar stellt das hierzu notwendige Personal und übernimmt die Organisation für die Durchführung der Archivaufgaben bei den Beteiligten.
Die durchzuführenden Archivaufgaben werden mit den einzelnen Beteiligten abgestimmt.
Die Beteiligten erteilen der Stadt Lohmar hierzu – widerruflich – Vollmacht.
§ 2 Aufgaben
Die Stadt Lohmar beschäftigt nach dem Archivgesetz NRW geeignetes Personal und ist Dienstherrin. Langfristig soll das interkommunale Archiv aus Diplom Archivaren, Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv und Hilfskräften bestehen. Die Ausbildung von Nachwuchskräften ist möglich. Der Personalbedarf bzw. die Stellenanteile werden unter den Kommunen abgestimmt und können unterschiedlich sein.
Die Personalauswahl erfolgt nach gemeinsamer Abstimmung, die endgültige Personalentscheidung liegt bei der Stadt Lohmar.
Die Beteiligten können durch eigenes Personal die Erfüllung der Archivaufgaben ergänzen und unterstützen.
Für die Beschäftigten gilt die allgemeine Arbeits- und Dienstzeitregelung der Stadt Lohmar. Arbeitsbeginn und Arbeitsende werden durch Zeiterfassung registriert. Eine Auswertung der Zeiten wird jeder Kommune zur Verfügung gestellt (Stundennachweis).
Urlaub oder stundenweise Freistellung vom Dienst sind bei der Stadt Lohmar zu beantragen, die anderen Kommunen sind in geeigneter Weise zu unterrichten.
Das Personal wird von der Stadt Lohmar angewiesen, die Vorschriften der beteiligten Kommunen bei ihren Tätigkeiten zu berücksichtigen.
Die Stadt Lohmar wird das Personal zur Verschwiegenheit auch über alle Angelegenheiten bei den anderen Kommunen verpflichten.
§ 3 Durchführung der Archivaufgaben
Die Aufgaben werden in der jeweiligen Kommune bearbeitet. Administrative, konzeptionelle Tätigkeiten oder Aufgaben, die an einem Standort für alle Kommunen bearbeitet werden können, dürfen auch an anderen Orten (mobiles Arbeiten) erledigt werden.
Die näheren Einzelheiten zu Arbeitsabläufen, organisatorischen Fragen und Einhaltung von Sicherheitsstandards werden durch eine besondere Dienstanweisung durch die Stadt Lohmar in Abstimmung mit den Beteiligten geregelt.
§ 4 Archivgut/Räumlichkeiten
Das Archivgut verbleibt in den Räumlichkeiten der jeweiligen Kommune.
Der Betrieb von gemeinsamen Archivräumen ist möglich. Die Archivräume müssen innerhalb der räumlichen Grenzen der Beteiligten liegen. Die vertragliche Gestaltung gemeinsamer Archivräume treffen die betroffenen Kommunen separat.
§ 5 Finanzierung/Kostenerstattung
Die Kommunen erstatten der Stadt Lohmar alle Aufwendungen für ihre jeweils festgelegten Stellenanteile.
Die Grundlage hierfür bilden die jeweils aktuellen Werte der Kommunalen Gemeinschaftsstelle (in der jeweils gültigen Fassung). Auf dieser Basis findet jährlich, sofern sich die Sätze ändern, eine Neukalkulation der Aufwendungspauschale statt. Es werden die Personal- und Gemeinkosten berücksichtigt. Da jede Kommune einen Arbeitsplatz vorhalten muss, werden Sachkosten nicht berücksichtigt.
Für Fortbildungen werden ein Prozent der Personalaufwendungen angesetzt. Abweichungen hiervon sind möglich, bedürfen jedoch der Absprache zwischen den Kommunen. Kann eine einheitliche Entscheidung nicht herbeigeführt werden, entscheidet die einfache Mehrheit. Kommt diese nicht zustande, liegt die Entscheidungsbefugnis bei der Stadt Lohmar.
Aufwendungen für die Ausbildung von Nachwuchskräften z.B. die Ausbildung von Diplom Archivaren oder Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv, werden in Höhe der jeweiligen Stellenanteile der Kommunen an die Stadt Lohmar erstattet.
Aufwendungen für Anschaffungen und Maßnahmen die den gesamten Verbund betreffen, werden in Höhe der jeweiligen Stellenanteile je Kommune der kostentragenden Kommune erstattet.
Die Einzelheiten der Erstattung der Aufwendungen treffen die Kommunen in einer gesonderten Vereinbarung.
§ 6 Haftung
Im Außenverhältnis haften die beteiligten Kommunen, als Träger der Rechte und Pflichten der Archivaufgaben, nach den gesetzlichen Grundlagen.
Im Innenverhältnis haftet die Stadt Lohmar gegenüber den Kommunen für schuldhaftes Handeln (Vorsatz und Fahrlässigkeit) im Rahmen der gesetzlichen Regelungen nach Maßgabe der Vorschriften über den öffentlich-rechtlichen Vertrag.
§ 7 Dauer/Kündigung
Die Vereinbarung gilt auf unbestimmte Zeit geschlossen. Sie kann von allen Vertragsparteien innerhalb einer Kündigungsfrist von 12 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Sie ist in einfacher Ausfertigung an jede Vertragspartei zu richten.
Die Kündigung einer Vertragspartei berührt nicht die Wirksamkeit dieser Vereinbarung für die übrigen Vertragsparteien.
§ 8 Änderungen
Änderungen dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung bedürfen der Schriftform und der Genehmigung der Aufsichtsbehörde gemäß § 24 GkG. Mündliche Nebenabreden wurden nicht getroffen.
§ 9 Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein, oder werden, so bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die Vertragsparteien werden in diesem Fall die entsprechende Regelung durch eine Vereinbarung ersetzen, die dem Zweck dieser Vereinbarung entspricht und von Beginn der Unwirksamkeit bzw. Undurchführbarkeit an gilt.
§ 10 Inkrafttreten
Diese Vereinbarung tritt nach Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde gemäß § 24 GkG am Tage nach der Bekanntmachung im Amtsblatt des Rhein-Sieg-Kreises in Kraft.
für die Gemeinde Eitorf für die Stadt Rösrath
15.06.2023 27.06.2023
gez. Rainer Viehof gez. Bondina Schulze
Bürgermeister Bürgermeisterin
für die Gemeinde Much für die Gemeinde Ruppichteroth
22.06.2023 27.06.2023
gez. Norbert Büscher gez. Mario Loskill
Bürgermeister Bürgermeister
für Gemeinde Neunkirchen-Seelscheid für die Stadt Lohmar
30.06.2023 05.07.2023
gez. Nicole Berka gez. Claudia Wieja
Bürgermeisterin Bürgermeisterin
für die Gemeinde Windeck
26.06.2023
gez. Alexandra Gauß
Bürgermeisterin
GENEHMIGUNG UND BEKANNTMACHUNGSANORDNUNG:
Vorstehende „Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Durchführung von Archivaufgaben zwischen den Kommunen Eitorf, Lohmar, Much, Neunkirchen-Seelscheid, Rösrath, Ruppichteroth und Windeck“ wird hiermit in der mir mit Bericht der Bürgermeisterin der Stadt Lohmar vom 12.07.2023 vorgelegten Fassung gemäß den §§ 24 Abs. 2 und 29 Abs. 4 Nr. 2 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 01.10.1979 (GV. NW. S. 621), zuletzt geändert durch Artikel 5 des Gesetzes vom 13. April 2022 (GV. NRW. S. 490), aufsichtsbehördlich genehmigt.
Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung sowie deren Genehmigung werden hiermit nach § 24 Abs. 3 GkG öffentlich bekannt gemacht.
Siegburg, den 17.07.2023
06-072-91
Der Landrat
als untere staatliche Verwaltungsbehörde
gez. Sebastian Schuster